maandag 3 december 2012

Niveaus van betrokkenheid

Visual van het 4-compenenten modelInteressante ontwikkeling bij de gemeente Den Haag. Op 1 januari heeft het college besloten dat bij elk beleid belanghebbenden zo goed mogelijk betrokken moeten worden. Deze afspraak is vastgelegd in de inspraak- en participatieverordening Den Haag 2012. De gemeente onderscheidt vier niveaus van participatie. Deze niveaus zijn: raadplegen, adviseren, coproduceren en meebeslissen.

Breder toepasbaar?
Zouden deze vormen van samenwerking breder te zijn gebruiken in een integrale benadering van de interne communicatie- en informatiehuishouding? Lijkt mij wel. Als het voor een gemeente werkt, werkt het ook voor andere organisaties. Het is in ieder geval eens wat anders om een vertaalslag te maken van overheid naar bedrijfsleven in plaats van andersom.

Vier componenten
Momenteel werk ik aan een conceptueel model voor de integrale aanpak van interne communicatie en ICT gericht op zakelijk voordeel en innovatie. Althans dat was het de aanleiding. Het model gaat uit van objecten waaraan verschillende actoren werken (op verschillende niveaus van participatie), langs bepaalde (werk)processen die weer leiden tot gewenste uitkomsten (van idee tot realiteit). Ok, laat dat even inwerken...of klik op de visual. De groene pijlen staan voor de objecten.

Samenhang
De objecten kunnen documenten zijn zoals plannen, contracten, brieven, maar het kunnen ook media zijn zoals filmpjes, websites of zelf bijeenkomsten. De actoren kunnen alle belanghebbenden zijn die zijn verbonden aan het werkproces en/of de gewenste uitkomsten. De gewenste uitkomsten zijn unieke producten of diensten met een winstoogmerk of een maatschappelijk gewenst effect. Enfin, ik ben het model aan het verfijnen, maar ik gebruik het bij verschillende klanten voor planvorming en afstemming tussen marketing, communicatie, IT en operaties.

Wat levert zo'n model op?
Het model fungeert als een 'level playing field' in discussies waarin meerdere afdelingen van een organisatie zijn betrokken. Het biedt een taal die is gespeend van specifiek vakinhoudelijke woorden. Het is in essentie technocratisch maar  met oog voor sociale, intermenselijke interactie. Het uiteindelijke doel is om een nieuwe benadering te bieden voor (interne) business plannen waar medewerkers onderdeel van willen zijn. Niet alleen vanwege de potentiĆ«le winst, maar ook omdat ze het plan echt begrijpen en hun aandeel in het geheel kunnen plaatsen.

maandag 5 november 2012

Wat is openbaar bestuur?

De Rijksoverheid bestaat voor een groot deel uit ministeries. Deze ministeries zijn de organisaties achter het openbaar bestuur. De ambtenaren van elk ministerie ontwerpen wetten en regels en zien erop toe dat de wetten en regels worden nageleefd. De ambtenaren werken aan beleidsdossiers op basis van uitgebreide kennis van ‘hun’ beleidsgebied. De ministeries hebben veelal de neiging om gericht te zijn op het beleidsonderwerp in kwestie.

Skyline Den Haag met enkele ministeriesBurgerbetrokkenheid
Waar blijft de burger in dit verhaal? Natuurlijk weten de meeste ambtenaren wel dat bij beleidsonderwerpen ook belangen horen. En dat die worden verwoord door organisaties en soms individuen in het beleidsveld. Het blijft helaas vaak bij dit soort afstandelijke analyses gebaseerd op consultatie van een terugkerende en beperkte groep in het betreffende beleidsveld.

OPENbaar
En dat is jammer. Want burgers willen invloed uitoefenen. Dat blijkt ook uit het SCP-onderzoek: "De sociale staat van Nederland" (zie blz 69). Er is een behoefte aan invloed. Volgens het genoemde onderzoek vooral in de vorm van een referendum of een gekozen burgemeester. Dus niet in de vorm van ‘meewerken’. Komt de behoefte aan invloed via meewerken niet naar voren omdat het niet gevraagd is? Kan niemand zich een voorstelling kan maken hoe een burger zou kunnen meewerken in openbaar bestuur? Stel dat ‘de burger’ zou willen meewerken aan het besturen van Nederland; ieder op zijn of haar niveau op onderwerpen die relevant zijn voor hem of haar. Hoe zou zo’n openbaar bestuur er uit zien? En wat betekent dat voor de Rijksoverheid?

Beter bestuur
Voor de huidige vorm van openbaar bestuur is er een Rijksoverheid nodig met ruim 119.070 medewerkers. Met daarnaast een gemeente, provincie waar nog een zo’n 130.000 ambtenaren werken. Nederland heeft geen grote Rijksoverheid in vergelijking tot omringende landen. Openbaar bestuur met actieve betrokkenheid van de burgers is geen doel om te bezuinigen op het aantal ambtenaren. Het zou een beter openbaar bestuur moeten opleveren omdat de kennis en kunde van de Nederlandse bevolking volledig aangesproken zou worden. Het gaat om kwaliteit en legitimiteit van bestuur.

Open ministeries
Openbaar bestuur in samenwerking met de burger. Dat is niet alleen horen we dat overheid heeft bedacht, maar daar waar mogelijk en nuttig direct meewerken aan beleid, aan het organiseren van de publieke ruimte en alle die andere vraagstukken die we niet individueel willen oplossen. De ministeries zijn in deze vorm van openbaar bestuur de open organisatie die als taak heeft alle beschikbare kennis te mobiliseren en om samenwerking te kanaliseren. De minister is eindverantwoordelijk voor hetgeen een ministerie oplevert. Net zoals dat nu het geval is.

Burger
Overigens is de burger geen vrijblijvende partij in dit verhaal. ‘Burger’ staat ook voor burgerschap: de Nederlandse burger is gebonden aan uitgangspunten, wetten en wil constructief deelnemen aan de maatschappij. Vertrouwen daarbij de basis. 'Vertrouwen op democratie', aldus de raad voor het openbaar bestuur (Rob). Openbaar bestuur wint aan kracht, kwaliteit en herkenbaarheid op basis van vetrouwen in de burger.

Ingreep
Het vergt politieke wijsheid om dit -volgens sommigen gevaarlijke- idee om te zetten in actie. De grote uitdaging van openbaar bestuur is om openbaar te zijn zonder uiteen te vallen in kakofonie en verlamming als gevolg van ongeleide inspraak. Wat zijn mogelijke startpunten voor bestuur nieuwe stijl? Het is geen materie om in eenvoudige slogans te vervatten. Hieronder desondanks toch een poging.
  • Schrap in overleg met de burger taken en overbodige wetgeving.
  • Leg meer verantwoordelijkheid bij de medewerkers van het Rijk om de burgers te betrekken.
  • Kies voor betere (digitale) hulpmiddelen en verminder de bureaucratie.

Do it yourselves
Openbaar bestuur in de toekomst vergt samenwerking op basis van een taakstellend regeerakkoord, lokale betrokkenheid, vrije toegang tot objectieve gegevens, transparante besluitvorming. Dit alles vergt bestuurlijk leiderschap dat uitgaat van alle belangen, actie kan initiƫren in een constructieve sfeer en oog heeft voor de kracht van innovatie.

maandag 16 april 2012

Van papier van naar digitaal

Sinds de invoering van Digidoc2 bij BZK is dit blog wat stil blijven staan. Ik ben overigens wel actief blijven bloggen over intranet en aanverwante zaken via mijn blog bij IntranetConnect. Daarover binnenkort meer. Hoe staat het op het vlak van invoeringstrajecten? Bij BZK is Digidoc2 al weer enige tijd ingevoerd.

Van papier van naar digitaal
Inmiddels ben ik bij SZW betrokken bij de invoering van Digidoc2 aldaar. Eind 2011 hebben we enkele pilots uitgevoerd. De medewerkers van SZW werken nu nog niet met een document
management / workflow systeem
. Anders gezegd: de hele documenthuishouding loopt via papier. SZW is dus een departement dat de overstap gaat maken van papier naar digitaal. Dat betekent dat medewerkers op een nieuwe manier samenwerken bij het maken, uitwisselen en raadplegen van documenten.

Kader van digitalisering
De consequenties van deze nieuwe manier van werken passen in een bredere ontwikkeling bij de (Rijks)overheid. De Rijksoverheid streeft naar een compact geheel van samenwerkende departementen. Daarbij horen onder andere uniforme ICT-faciliteiten zoals de digitale werkplek, een Rijkspas voor toegang tot gebouwen en een Rijksportaal. Bovendien kunnen ambtenaren meer plaats- en tijdonafhankelijk werken, door de gemaakte afspraken over resultaatgerichte sturing in plaats van aanwezigheid. Bij SZW zijn deze ontwikkelingen gepresenteerd onder de noemer s@men. Ook de invoering van Digidoc2 valt onder deze noemer.

Ervaren in plaats van erover praten
De aanpak van de digitalisering van de documentenstroom pakken we bij SZW aan op basis van ‘leren door doen’ en ‘ervaren in plaats van erover praten’ (denk aan inloopsessies, try-outs, trainingen ). Ook bij SZW delen de betrokken (in- en externe) medewerkers hun ervaringen in een Community of Practice. Voor de liefhebbers van tools: we werken met PBwiki voor werkafspraken envoor alle uitleg ten behoeve van Digidoc2 werken we met de wiki in de samenwerkingsruimte van het Rijskportaal.

Teamleren
Nieuw in deze invoeringsaanpak is het concept van ‘teamleren’. In deze sessies leren afdelingen digitaal samen te werken aan (of in) de documentenstroom. Deze aanpak is levendig. Het doel van deze vorm van leren is afdelingen na te laten denken over werkafspraken voor invoering. Op alledaags niveau vergt digitalisering vooral werkafspraken en onderling begrip. De wil om elkaar verder te helpen bij de overstap naar digitaal werken staat centraal bij het teamleren.